Ein erster Überblick
Zoho ist ein Softwareanbieter mit Anwendungen für verschiedene Aufgaben im Unternehmen. Dazu gehören z.B. Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Zusammenarbeit, Projekte, Kundenservice und Auswertungen. Unter dem Namen Zoho findest du also mehrere eigenständige Produkte und Produktpakete. Ob sie zu eurem Unternehmen passen, entscheidet sich daran, welchen Unternehmensbereich sie unterstützen und wie sie mit euren vorhandenen Abläufen zusammenpassen.
Einen ersten Überblick findest du hier: offizielle Zoho-Produktverzeichnis.
Die Grundidee: Unterschiedliche Aufgaben brauchen unterschiedliche Werkzeuge und diese werden wiederum in unterschiedliche Anwendungen gepackt.
Mein Tipp für den Einstieg: Lasst die Produktnamen zunächst beiseite. Schaut auf einen gewöhnlichen Arbeitstag. Wer braucht welche Information, um den nächsten Schritt erledigen zu können? Mit dieser Frage lassen sich die Zoho Anwendungen leichter einordnen.
Warum begegnet einem Zoho unter so vielen Namen?
Ein Unternehmen verkauft Leistungen, plant Arbeiten, beantwortet Fragen und verwaltet Informationen. Diese grundverschiedenen Tätigkeiten führen zu unterschiedlichen Anforderungen an eine Software-Anwendung. Anstelle alles in ein System zu packen, setzt Zoho auf ein modulares Baukasten-System: es gibt innerhalb der Zoho-Welt unterschiedliche Anwendungen mit jeweils eigenem Schwerpunkt und jeweils eigenem Namen. Dennoch baut alles auf der gleichen Plattform auf, sodass die allermeisten Anwendungen nahtlos miteinander verbunden werden können - ein rießiger Vorteil gegenüber einer Tool-Landschaft unterschiedlicher Software-Anbieter.
Beispiele: Ein CRM (Customer Relationship Management) unterstützt die Interaktion mit Interessenten (Leads, Verkaufschancen) und Bestands-Kunden. Eine Projektsoftware hilft dabei, Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten zu organisieren. Ein Ticketsystem bündelt Service-Anfragen und optimiert deren Bearbeitung.
Wichtig ist noch die Unterscheidung zwischen Anbieter, Anwendung und Paket. Umgangssprachlich wird oft nur"Zoho" als Sammelbegriff verwendet ("Wir nutzen Zoho im Unternehmen.") und ist zurückzuführen auf den Unternehmens-Namen des Software-Anbieters. Mehr Informationen zum Unternehmen findest du hier.
Eine einzelne Zoho-Anwendung erfüllt eine bestimmte Aufgabe und folgt der Wording-Logik "Zoho XYZ" (z.B.: Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Projects).
Ein Paket wiederum bündelt mehrere Zoho-Anwendungen, die thematisch zusammenpassen. Zoho One ist eine solche übergreifende Suite, also ein Softwarepaket für mehrere Unternehmensbereiche.
Funktionale Einzelanwendungen auf einheitlicher Plattform
Denkt man z.B. an den Weg einer Kundenanfrage: Die Kundenanfrage kommt über unterschiedliche Kanäle ins Unternehmen, wird eingeordnet / zugewiesen und jemand übernimmt die Antwort. Daraus entsteht vielleicht ein Angebot, später ein Auftrag und schließlich eine Rechnung oder eine Rückfrage zur erbrachten Leistung.
Jede Station braucht Informationen aus den vorherigen Schritten. Wer das Angebot vorbereitet, benötigt die Anforderungen. Wer den Auftrag ausführt, braucht die Zusagen. Wer eine spätere Rückfrage beantwortet, muss den bisherigen Verlauf verstehen können.
Software kann diese Arbeit auf unterschiedliche Weise unterstützen: Informationen strukturiert festhalten, Aufgaben zuordnen, Bearbeitungsstände zeigen oder eine Auswertung ermöglichen. Welche Anwendung das im Einzelnen leisten soll, würde dann im nächsten Schritt eruiert werden. Grundsätzlich ist aber wichtig, dass sowohl der einzelne Teil-Prozess / Arbeitsschritt funktional abgedeckt wird, als auch dass die komplette Prozess-Kette funktioniert - also das Zusammenspiel der einzelnen Anwendungen gegeben ist. Gibt es keine Schnittstellen oder arbeiten einzelne Anwendungen in Daten-Silos, wird es schwer. Und genau hier liegt eine der größten Stärken von Zoho: jede Anwendung ist Teil des Zoho-Ökosystems und damit problemlos mit anderen Zoho-Anwendungen integrierbar.
Was bedeutet Cloud-Software und SaaS?
Bei einer Cloud-Software wird die Anwendung über die Infrastruktur des Anbieters bereitgestellt. Nutzer greifen typischerweise über einen Browser darauf zu. Oft gibt es die komplette Software oder einzelne Bereiche daraus zusätzlich auch noch als mobile oder Desktop-Anwendung. SaaS (Software-as-a-Service, deutsch: Software als Dienstleistung) meint zudem, dass der Nutzer gegen Entgelt (typischerweise Abonnement) die Software so zur Verfügung gestellt bekommt, dass er sich um nichts weiter kümmern muss: Server, Datenbanken, Sicherheit, Updates sowie Wartungsarbeiten liegen komplett beim Anbieter, hier eben bei Zoho.
Weitere praktische Fragen für die Auswahl: Von welchen Arbeitsplätzen aus wird gearbeitet? Welche Internetverbindung steht dort zur Verfügung? Welche Informationen müssen unterwegs abrufbar sein? Braucht ein Vorgang auch ohne Internet einen bestimmten Arbeitsweg?
Wie findet ihr heraus, ob Zoho für euer Unternehmen passt?
Beginnt mit einer kleinen Bestandsaufnahme:
- Welche Aufgabe erzeugt heute wiederholt doppelte Eingaben, Rückfragen oder aufwendiges Suchen?
- Wer bearbeitet sie und wer wartet auf das Ergebnis?
- Welche vorhandenen Programme und Informationen sind beteiligt?
- Was müsste nach einer Veränderung konkret leichter sein?
Anschließend könntet ihr einen typischen Vorgang in einer Testumgebung / Demo-Account abbilden. Dazu gehört auch, bewusst Abweichungen zu prüfen: Eine Angabe fehlt, eine Person ist im Urlaub oder der Kunde ändert seinen Wunsch. Der normale Ablauf allein zeigt noch nicht, ob die Arbeitsweise so zu 100% passt.
Was wäre jetzt ein sinnvoller erster Schritt?
Nehmt einen Vorgang aus eurem Alltag und beschreibt, warum ihr damit unzufrieden seid, was ihr ändern möchtet oder welche Information heute auf dem Weg verloren geht.
Bringt genau diesen Vorgang mit ins Erstgespräch und wir sortieren die Ausgangslage gemeinsam:
